Almennt

Fastus ehf. er umhugað um persónuvernd og leggur áherslu á örugga og ábyrga meðferð persónupplýsinga. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þær eru varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti.  Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa viðskiptavini Fastus og dótturfélaga („Fastus“) um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar. Lögð er áherslu á að hámarka öryggi og réttleika persónuupplýsinga sem varðveittar eru hjá Fastus og að viðbrögð við öryggisbrestum séu tryggð.

Persónuverndarstefnan byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Hvaða persónuupplýsingum er safnað?

Persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarstefnu þessari eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, með tilvísun í auðkenni eins og til dæmis nafn, kennitölu eða netauðkenni.   Fastus vinnur eingöngu persónuupplýsingar að því marki sem lög heimila. Helstu tilvik eru eftirfarandi:

Tegundir persónuupplýsinga

Viðskiptavinir, birgjar og tengiliðir

Þær tegundir persónuupplýsinga sem Fastus vinnur með eru:

• Vefkökur eru textaskrár sem netvafrinn sækir þegar farið er inn á vefsvæði. Fastus nýtir þessar vefkökur meðal annars til að bæta upplifun notandans og til að fylgjast með og greina notkun á vefsvæðinu. Engar persónulegar upplýsingar eru vistaðar um notendur út frá þessum upplýsingum.

• Upplýsingar sem vafrar þeirra sem heimsækja heimasíðu Fastus senda, t.d. upplýsingar eins og IP-tölu, tegund vafra, síður þjónustunnar sem viðskiptavinur heimsækir, tíma og dagsetningu heimsóknar og önnur talnagögn.

• Tengiliðaupplýsingar viðskiptavina:  svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og símanúmer þegar viðskiptavinir t.d. hringja eða senda tölvupóst, panta í gegnum vefsíðu Fastus eða í gegnum Sjúkratryggingar Íslands. Einnig er safnað tengiliðaupplýsingum ef viðskiptavinur samþykkir að fá efni frá Fastus í markaðstengdum tilgangi.

• Tengiliðaupplýsingar birgja: svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og símanúmer.

• Banka- og greiðsluupplýsingar birgja og samstarfsaðila. Slíkar upplýsingar fáum við frá samstarfsaðilum þegar þeir eiga viðskipti við fyrirtækið.

• Samskiptasaga. Upplýsingar um þjónustu- og/eða vörukaup, svo sem um dagsetningu viðskipta, hvar viðskiptin áttu sér stað og hvað var keypt. Slíkar upplýsingar fáum við þegar viðskiptavinir eiga viðskipti við Fastus, hafa samband við okkur, hvort sem það er fyrirspurn eða beiðni um þjónustu.

• Til að afgreiða verðlaun, styrki eða framlög eftir því sem við á.

• Fastus áskilur sér rétt til að sækja upplýsingar frá vanskilaskrá og setja í viðskiptamannavakt hjá Creditinfo þá einstaklinga sem vilja stofna til reikningsviðskipta við félagið.

• Upptökur í öryggis- og eftirlitsmyndavélum.

Atvinnuumsækjendur

Oftast er persónuupplýsingum safnað beint frá umsækjendum þegar þeir senda umsókn ásamt fylgigögnum til Fastus. Umsóknir geta borist með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum koma persónuupplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur. Stundum nýtur Fastus aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kunna umsóknargögn að berast frá viðkomandi ráðningarskrifstofu.

Persónuupplýsingarnar sem safnað er frá umsækjendum um störf geta t.d. verið:
nöfn;
netföng;
símanúmer;
heimilisföng;
ljósmyndir;
starfsferill;
menntun;
aðrar upplýsingar sem umsækjandi kann að deila með Fastus eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál.Ef umsækjandi hlýtur ekki starfið er umsókninni eytt innan sex mánað frá dagsetningu umsóknar.

Litið er svo á að umsækjendur starfa gefi samþykki fyrir að persónuupplýsingar sem þeir láta Fastus í té séu notaðar í ráðningarferlinu, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra og hvort þeir komi til greina í starf hjá Fastus.

Tilgangur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Fastus safnar og geymir persónuupplýsingar um viðskiptavini í eftirfarandi tilgangi:

•        Til að geta veitt viðskiptavinum þá þjónustu sem þeir óska eftir, hvort sem það er vegna sölu eða þjónustu.
•        Til að geta sent viðskiptavinum upplýsingar um tilboð, afslætti, sýningar og boð.
•        Til að geta svarað fyrirspurnum viðskiptavina og sent þeim mikilvægar upplýsingar sem tengjast þjónustu við þá, t.d. upplýsingar um breytingar á skilmálum.
•        Til að geta tekið ákvörðun um hvort stofna eigi til reikningsviðskipta og til að geta gefið tilboð í viðskiptakjör.
•        Til að uppfylla skyldur gagnvart birgjum
•        Unnið er með upptökur úr eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni.
•        Til að geta uppfyllt skyldur okkar samkvæmt bókhaldslögum, samkvæmt beiðnum frá opinberum yfirvöldum og stofnunum og öðrum ákvæðum laga.
•        Til að geta greint og gert áætlanir innan fyrirtækisins og tekið saman tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi.
•        Til þess að geta metið umsækjendur um störf hjá Fastus.

Ofangreint er er ekki tæmandi talning á þeim persónuupplýsingum sem Fastus kann að vinna og getur til dæmis verið um að ræða aðrar upplýsingar sem einstaklingar eða tengiliðir þeirra, sé um lögaðila að ræða, lætur fyrirtækinu sjálft í té.

Viðtakendur persónuupplýsinga

Fyrirtækið miðlar aldrei persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki fyrir miðluninni liggi fyrir eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi.

Fastus er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila í þeim tilgangi að ljúka við verkefni, veita viðskiptavini þjónustu eða afhenda vöru sem hann hefur beðið um eða samþykkt. Fastus er einnig heimilt að deila upplýsingum til þriðja aðila þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni, t.d. við innheimtu á viðskiptakröfum. Þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði.  

Fastus miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli gildandi persónuverndarlaga og -reglna. Fastus kann að afhenda löggæsluyfirvöldum og öðrum bærum þriðju aðilum persónuupplýsingar um einstaklinga ef Fastus ber skylda til þess vegna réttarkrafna eða samkvæmt lögum.

Réttindi skráðra einstaklinga
Einstaklingar eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem Fastus hefur með höndum. Þeir eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið Fastus í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Viðskiptamenn eiga rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem ekki er aflað frá þeim sjálfum.

Vilji viðskiptamenn fá nánari upplýsingar um eða nýta framangreind réttindi er þeim bent á að senda tölvupóst á fastus@fastus.is eða í síma  580-3900

Einstaklingar eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, s.s. Persónuvernd, ef þeir telja að Fastus hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.

Öryggi
Fastus leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem persónugreinanlegar upplýsingar eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Varðveisla
Fastus skuldbindur sig til þess að varðveita persónugreinanlegar upplýsingar á öruggan og tryggan hátt. Gögn eru geymd eins og nauðsynlegt er miðað við tilgang, vinnslu og skilmála samninga, nema þegar lög og reglur kveða á um annað.

Ábyrgð og breytingar
Fastus er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram hjá fyrirtækinu. Framkvæmdastjóri Fastus ber ábyrgð á persónuverndarstefnum fyrirtækisins. Deildastjórar og gæðastjóri bera ábyrgð á framkvæmd og fræðslu er varðar stefnuna.  Allt starfsfólk Fastus sem hafa aðgang að hvers konar persónuupplýsingum skuldbinda sig til að fylgja stefnunni sem og persónuverndarreglum fyrirtækisins. 

Persónuverndarstefnu þessari kann að vera breytt í samræmi við breytingar á löggjöf eða vegna breytinga á meðferð persónuupplýsinga hjá fyrirtækinu. Nýjustu útgáfa persónuverndarstefnunnar má nálgast heimasíðu fyrirtækisins hverju sinni.